真の報連相
以前、日本報連相センターという団体の関西支部として動いておりました。(現在の組織化される前の時です)
http://www.ne.jp/asahi/nhc/itfj/
糸藤代表は、従来の報連相の考え方を体系化され、仕事のOS(オペレーションシステム)といえる「真・報連相」を提唱されています。
「真・報連相」とは、(日本報連相センターHP引用)———————————————
「今までの報連相」では、5W1Hがよいとか、結論から先に、あるいは口頭よりも文書がよいとか、主にやり方・手段を説明していました。しかし、質の高い報連相はやり方・手段だけではできません。「目的」や「相手」を考えずに、こうしたらよいと手段(報連相)を固定化してよいはずがありません。Aさんにはよい報連相が、同じやり方をしてもBさんにはよくない報連相の場合があるのです。環境(相手)、目的、自己との関連で、手段である報連相をとらえると、質の高い報連相ができます。これが「真報連相」です。 技だけではない、心技体の報連相です。
(注:やり方を磨き、手段を開発することの大切さを否定しているのではありません。「やり方・手段」も大切ですが、「手段へ直行しない」ことが肝心です)
● 真・報連相(=よい仕事の進め方)の核心(コツ)は、次の3つです。
① 「3つの視点」
② 「3つの深度」・・・(情報の共有化には3段階の深度があります)
③ 「真報連相の『5段階のレベル表』」
●および 「3つに分割」 する効果的な表現・伝達方法
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まさに仕事の進め方の奥義が、報連相であると言っても過言ではありません。
私はこの中で特に、「情報の共有化」には3段階の深度がある。という部分に特に共感しています。
深度1 事実情報の共有化(知っている)・・・・・・・(聞く)
深度2 意味(目的)の共有化(分かっている)・・・(訊く)
深度3 考え方の波長の共有化(共感・感動)・・・(聴く)
深度1は、一般的に言われる情報の共有のレベルである事実の共有ですが、
これをきちんとこ実践することも難しいですね。
口頭伝達のためのミス
抽象的な表現での取り違え
タイミングを逃した連絡
など、うまく事実情報を共有できない例はたくさんあります。
確実に情報を共有する、仕事の基本です。
深度2は、一歩進んで「目的」情報の共有です。
営業目標数字を正確に伝えたとしても、何のための目標なのか、その目標が持つ意味を知らなければ、与えられた目標数字(=情報)は効果を発揮しません。単なるノルマ数字になりますね。
また、何のためにやっている作業なのか、その背景を理解しなければ、勝手な判断で手順が変えられ、大事故に繋がってしまいます。
放射性物資をバケツで扱ったり、試験過程をすっ飛ばして出荷したり、手順が勝手に変えられた事例です。
数字や手順などの事実情報と共に、背景の目的を理解する、また継続して知らしめる、これが深度の情報の共有です。
深度3は、最高レベルの情報共有、「想い」の共有です。
事実情報の共有、そして「目的」の共有ができたとしても、それだけでは仕事の成果はあがりません。淡々と、仕事が継続して進み、処理されるだけです。
仕事が成果を発揮するためには、「想い」の共有があってこそです。
情報を発信する人の「想い」に届けることができれば、「情報が人を動かす」ことになりますよね。
(ある会社の昔のキャッチフレーズです・・)
ですので、Eメールや、ブログなどのIT系ツールだけでは、本当の意味での情報の共有化ははかれません。
そして「想い」の共有の先には、何があるのでしょう?
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それは「考え方」の共有だと思います。
またの機会に「考え方」の共有について書きます。